Impostazione calendario – Privato
In questa sezione “Availability” potrai impostare le tue disponibilità. In base a quello che hai scelto all’inizio della creazione della tua esperienza, ci sono delle leggere differenze tra esperienze di gruppo o private. In questo tutorial lo faremo per le attività private. Troverai anche quello per le attività di gruppo.
Questa sezione è molto importante perché è quella che ti permetterà di andare ad impostare il calendario delle tue disponibilità. Ci sono dei piccoli accorgimenti che devi seguire, passo passo
Clicca su Set default schedule. Ti si aprirà la schermata qui sotto
La time zone dovrebbe essere in automatico quella Europe/Rome. Nel caso non lo fosse, impostala.
People: metti la massima capacità che puoi accogliere per la tua esperienza esperienza priva. Per il nostro esempio usiamo 4 persone per questa Pizza Class Privata. Ricordiamo che anche se l’esperienza venisse prenotata da 1 sola persona, andrebbe sold out/completo lo slot, visto che è privata l’esperienza.
Seleziona i giorni della settimana ed imposta un orario di inizio ed uno di fine. NON fare più intervalli per spezzare l’orario di lavoro; va fatto in un altro modo dopo. Dovrai vedere un solo intervallo per giorno, come in foto. Premi Save Schedule in basso per salvare.
Avrai ora il calendario di tutto l’anno aperto (nel nostro esempio con orari 10-18) con le disponibilità, ogni giorno giorno.
Il prossimo passo è andare ad impostare i periodi di non disponibilità (ad esempio chiusura stagionale/prenotazioni già esistenti/feste/indisponibilità ecc).
Scorri in fondo e clicca Add an availability exception, seleziona Not available. Supponiamo che la tua attività di escursioni private sulla neve sia chiusa dal 1 aprile al 31 ottobre. Imposterai la data di inizio chisura e la data di fine chiusura (eventualmente anche l’orario). Salva le tue scelte.
Cose da sapere: abbiamo appena impostato un periodo di NON disponibilità dal 1 aprile al 31 ottobre. Se, per motivi vari ho necessità di riaprire una data (esempio 7 Giugno) all’interno di questo intervallo di chiusura (1/4-31/10), NON posso eliminare l’indisponibilità solo per la giornata di interesse: infatti anche se cliccate sull’elimina di fianco allo slot che volete riaprire, in ogni caso viene cancellato tutto l’intervallo di chiusura. Cancello tutto il periodo di chiusura e andrò a creare una doppia eccezione: dal 1 Aprile al 7 Giugno e dal 8 Giugno al 31 Ottobre. Quindi due intervalli, prima e dopo la data da lasciare aperta.
Puoi guardare anche il video qui sotto, che è per le esperienze di gruppo, ma la logica è la medesima. Non considerare la parte di Seats 0, si applica solo ai gruppi.
CHIUSURA DI UNO SLOT ALL’INTERNO DI UNA GIORNATA DI DISPONIBILITÀ
La stessa logica si applica anche se dobbiamo fare micro chiusure all’elenco delle disponibilità già attive: magari un cliente ti chiama al telefono e devi chiudere la disponibilità di un dato slot, immediatamente, lasciando liberi e disponibili gli altri slot della giornata
Esempio: oggi è il 2 marzo. All’inizio della giornata non ho prenotazioni. Ti chiama una coppia (2 persone) per prenotare al telefono l’esperienza dalle 13 alle 15 per oggi stesso. Si rende quindi necessario chiudere immediatamente la disponibilità sulla piattaforma, per evitare overbooking.
Clicchiamo nuovamente su Add an availability exception, selezioniamo la data di oggi (2 Marzo) come inizio e come fine, e orario 13-15. Save exceptions
Quello che otterremo visivamente è quanto segue
In questo tutorial abbiamo coperto l’aspetto più importante e complicato della creazione dell’esperienza. Sarà responsabilità tua tenere aggiornata l’agenda in base alle prenotazioni che già hai in agenda quelle che ricevi dal sito, quelle di altre piattaforme ecc.